Animer à distance – Bonnes Pratiques sur ZOOM

S’il y a bien un grand gagnant des deux confinements successifs en 2020 avec la COVID 19 : c’est zoom ! Cet outil de visioconférence a réussi à percer tant la sphère professionnelle pour les réunions, que personnelle avec les cours de Yoga par exemple ! Il faut dire que l’outil ne sert pas simplement à se voir ou se parler. Ses créateurs l’ont doté de fonctionnalités collaboratives très appréciables quand on anime une réunion ou un webinar à distance.

Voici quelques astuces pour poser un cadre efficace de réunion, webinar ou atelier à distance tout en exploitant tout le potentiel de l’outil de visioconférence Zoom.

1. Accueillir en convivialité

A l’instar d’une réunion, il est essentiel d’accueillir les participants dans la bonne ambiance et de créer dès le début un climat de confiance. On a souvent vu des présentateurs, l’air un peu anxieux, se ronger les ongles ou être clairement mal à l’aise face aux temps morts qui précèdent l’arrivée de tous les participants… Voici quelques conseils pour une entrée en matière qui donne le sourire :

• Mettez une petite musique de fond sur Spotify. Cela comblera le vide pendant l’attente et décontractera tout le monde avant de démarrer.

• N’ayez pas peur de vous répéter. Dès que vous voyez qu’une ou plusieurs personnes sont arrivées, redite avec le même engouement : « Bienvenue, pour ceux qui viennent de nous rejoindre….. »
• Organiser un sondage ou un ice-breaker au démarrage, cela permet d’occuper les premiers participants.

Exemple de sondage (pour des équipes dispatchées partout dans le monde) : « Etes-vous plutôt du soir ou du matin ? » Les participants doivent répondre dans la fenêtre « Converser ». Ou bien, demandez : « Quelle est votre humeur du jour ? » En demandant aux participants de répondre grâce au bouton « Réactions ».

Exemple d’Ice Breaker : tout le monde se lève et fait un hug virtuel avec lui-même en essayant d’attraper ses deux omoplates. Ça met en jambe et ça remplace une embrassade 😊.

• Utilisez le fond contextualisé en tant que présentateur pour ne pas exposer le fond de votre salon avec le linge qui sèche derrière vous ^^.
• Pensez à ne pas vous cadrer de trop prêt. C’est important de montrer votre buste en entier et vos mains car la communication non verbale est essentielle en réunion à distance.
• On rappelle évidemment de couper son micro pendant qu’on ne s’exprime pas pour préserver un climat calme et audible. Le présentateur peut lui-même couper d’office tous les micros des participants.

2. Animer en collaboration

Je ne reviens pas sur le partage d’écran qui est une des fonctions les plus basiques et utilisées de l’outil. Voyons plutôt deux idées d’animation plus originales.

Le Tableau blanc

Cet espace d’expression et de création libres est un moyen efficace de faire participer les membres. Vous pouvez leur demander de collaborer, compléter un croquis ou encore les faire choisir entre différentes propositions comme sur mon exemple ci-dessous.

Exemple d’exercice sur tableau blanc :

• Initier une phrase et demander aux participants de la compléter
• Ecrire chacun des idées puis les évaluer
• Dessiner des idées et demander aux participants de voter

Les salles privées

Avec Zoom, il est possible de faire des exercices de groupe. L’animateur met les participants en sous-groupes ou en binôme. Tout le monde quitte la grande salle de réunion pour se retrouver en groupe réduit. Puis l’animateur relancer la grande salle de réunion. Cette méthode est intéressante pour faire travailler en sous-groupe pour creuser une problématique, pour brainstormer, trouver une idée, ou faire un exercice d’observation.

A tout moment, vous disposez aussi des boutons d’intéraction pour demander la parole, valider ou invalider un choix.

Exemples de boutons d’intéraction

3. Garder un temps d’échange

S’il est très désagréable de se faire couper la parole en réunion, vous risquez d’expérimenter les joies du « tout le monde parle en même temps » en visio…🤫 Pour éviter la cacophonie sans frustrer et bloquer l’échange, vous pouvez, dès le début de la réunion, annoncer qu’un temps d’échange sera prévu en fin de session.

Astuce pour répondre aux questions : demandez aux participants d’écrire leurs questions au fur et à mesure dans la zone de « conversation ». A la fin de la réunion soit :

• Vous reprenez toutes les questions pour les traiter une par une ;
• Pour les groupes élargis de plus de 5 à 10 personnes, vous laissez aux participants quelques minutes pour balayer les questions et voter pour celles dont ils aimeraient connaître la réponse.

Au moins un quart du temps total de présentation doit être consacré aux questions / réponses.

4. Bien terminer et amplifier son impact

Terminez votre réunion par un sondage qui peut prendre deux formes :

• Vous pouvez proposer les mêmes questions en début et en fin de session pour évaluer l’impact de votre intervention. Par exemple : « Sur une échelle de 1 à 5, comment vous sentez-vous à l’aise avec Zoom ? »
• Enquête de satisfaction : « Recommanderiez-vous ce webinar ? »

S’il s’agit d’un cours ou webinar, nous vous conseillons de l’enregistrer afin de pouvoir l’envoyer par email après la fin de la session.

Véritable vecteur de viralité, vous pouvez proposer ces sessions comme un cadeau et cela vous permettra d’amplifier votre audience sans rien faire !

Vous voilà armé pour votre prochaine réunion ou animation à distance avec Zoom. N’hésitez pas à partager vos propres astuces en commentaires.

_{Crédit Photo Chris Montgomery}