La transformation des entreprises avec le travail à distance

À la veille d’un potentiel troisième confinement, le travail à distance est plus que jamais recommandé. Pourtant, qui aurait misé là-dessus il y a un an ? Les entreprises internationales, les startups américaines ont depuis longtemps pris le virage du travail à distance. Mais en France, cette nouvelle forme d’organisation avait encore du mal à se faire entendre. A l’occasion de la sortie de l’étude Lecko et YouGov “Etat de l’art de la transformation interne des organisations” Edition 2021, je vous propose un petit décryptage d’un sujet plus d’actualité que jamais : la transformation des modes de travail à distance.

Comment préparer les entreprises à adopter de manière durable un mode de travail hybride ?

1. Retour sur 2020, l’instauration du travail à distance en période de crise sanitaire (avec Arnaud Rayrole)

La crise sanitaire a nécessairement amené les organisations à s’adapter. On est en mars 2020, et les entreprises doivent adopter un mode de travail distribué sans y avoir été préparé. Cela implique :

• Un changement dans la manière de proposer son offre de service à court terme (je ne peux plus ouvrir ma boutique, comment continuer de vendre ?)
• Des impacts profonds également sur l’offre de certaines entreprises dans le long terme (comment redéfinir mon mode de commercialisation et distribution ?)

En parallèle, des enjeux environnementaux émergent avec cette densification des interactions numériques. Déjà en 2019, près de 4 % des émissions carbonées mondiales étaient dues à la production et à l’utilisation du numérique. Plus que pour le transport aérien mondial…(selon le think tank de la transition carbone, The Shift Project, auquel participent des experts de l’ADEME).

Comment les entreprises ont-elles réagi ?

Premier constat : les collaborateurs ont perçu un réel changement dans les pratiques de travail de leur équipe et une transformation des modes de travail à distance.

Un surcroit d’email

Lors de l’année 2020, la transformation des modes de travail à distance s’est traduite par un essor des outils de communication et collaboratifs. Pourtant, l’email reste toujours N°1 dans les échanges professionnels.

On notera également la percée de la Visio ainsi que Whatsapp.

Les interactions ont augmenté significativement ces cinq dernières années avec une croissance des réseaux sociaux d’entreprise et de l’engagement des collaborateurs pour ces derniers.

Quels outils ont permis aux entreprises de travailler à distance ?

Teams de Microsoft est aujourd’hui l’outil le plus utilisé dans les grandes entreprises pour le travail collaboratif à distance. Pour autant, son usage se cantonne souvent à déposer des documents ou partager de l’information froide. Les emails et messageries instantanées sont particulièrement utilisés pour partager de l’information à chaud.

A distance, cela révèle l’inefficacité de certaines réunions...

Comment peut-on analyser cela me direz-vous? Tout simplement parce que les gens envoient des emails pendant les réunions. C’est un symptôme du désintérêt et de la baisse d’attention des collaborateurs.

Le travail à distance a donc fait ressortir le manque d’utilité de certaines réunions et de leur efficacité.

On passe 50% de notre temps de travail en réunion.

selon le panel interrogé par Lecko et YooGov

Le travail à distance demande plus d’efforts

La perception des collaborateurs avec le travail à distance est : qu’« on n’est jamais déconnectés ». Ils ont le sentiment que les liens humains sont différents et déplorent un allongement des horaires de travail.

De plus, à la maison, on peut enchainer les réunions, donc beaucoup d’organisations sont tombées dans le piège des réunions jointives (c’est-à-dire consécutives) et leur nombre a considérablement augmenté.

Quelles sont les solutions face à ces nouveaux modes de travail ?

Forts de ces constats et des ressentis des collaborateurs, les entreprises n’ont d’autre solution que de s’adapter. La crise sanitaire semble durable et ces modes de travail dits hybrides (entre télétravail et travail en présentiel) sont l’avenir des collaborations en entreprise.

• Collaborer. Il faut dorénavant organiser les conversations pour éviter d’être submergées par les flux d’interactions, en exploitant pleinement les outils collaboratifs notamment.
• Structurer la collaboration autour des processus pour y voir plus clair.
• Mobiliser l’attention des collaborateurs pour rendre plus efficaces les moments d’échange en présentiel comme en réunion à distance.
• Apprendre, grâce aux comités de pratique. Personne n’a eu besoin de recevoir une formation formelle pour utiliser Zoom par exemple. En revanche, les groupes de pratique, les sessions de coaching ont été très utiles pour se sentir plus à l’aise avec l’outil et l’adopter dans son quotidien.

En bref, tout l’enjeu de cette transformation des modes de travail réside dans notre capacité à travailler plus efficacement et à réduire notre impact environnemental.

Les trois impacts majeurs sur les organisations seront :

1. Une Modernisation des moyens de l’entreprise (cloud, visio) ;
2. Une Réorganisation des équipes et des temps de travail ;
3. La formation et l’accompagnement des équipes au travail à distance.

2. Comment donner les moyens aux équipes de s’adapter à la transformation des modes de travail à distance ?

Pour relever ces défis et accompagner les équipes et organisations dans cette transformation des modes de travail, il existe plusieurs démarches qui ont porté leurs fruits dans certaines organisations déjà adeptes du travail distribué.

Utiliser la data pour analyser les pratiques des équipes

Aujourd’hui, plusieurs données sont quantifiables et permettent de dresser le profil d’une équipe et son diagnostic :

• Les actions à engager par les collaborateurs sont-elles lisibles ?
• Ai-je des temps de respiration entre deux réunions ?
• Combien de mails s’envoie-t-on dans la journée ?
• Quels sont les irritants majeurs des collaborateurs ?

On peut même calculer l’impact carbone de son équipe.

Une fois le diagnostic établi, les équipes peuvent proposer des solutions pour améliorer un ou plusieurs de ces indicateurs. Lecko a créé une application mobile nommée GREET qui permet de répertorier les datas de son équipe, de tester et suivre une action.

A terme, ces bonnes pratiques devront s’intégrer dans les routines managériales.

La facilitation et le coaching d’équipe sont utiles pour suivre de telles actions dans votre équipe. Pensez-y !

Prévenir les risques psychosociaux du mode hybride

Un des plus grands risques du travail à distance est l’apparition de risques psychosociaux. Pour y faire face, il convient d’auditer les plages de travail des collaborateurs et de trouver des solutions pour gérer ce qui peut générer du stress dans les équipes pour individus.

3. Construire sa Digital Workplace (Bastien Le Lann)

Un levier de performance et une des solutions pour soutenir le travailler autrement est la création de sa digital Workplace. Il s’agit pour vulgariser de l’ensemble des outils digitaux qui vont faciliter la communication à chaud, le travail collaboratif et le suivi du flux de travail des équipes (tchat, visio, CRM, documents partagés, cloud etc…).

Ces outils impliquent un nouveau mode de travail comme par exemple :

• suivre un commentaire indiqué directement dans un document partagé, plutôt que d’envoyer un mail et de multiplier les versions du document.
• fonctionner en tâche avec tes flux d’activité de type Kanban (To do / In Progress / Done)

a. Choisir notre processus

Aujourd’hui, le flux de travail est majoritairement hors des digital workplaces (mails, whatsapp, réunions orales, prises de notes individuelles). Pour réussir le pari des digital workplace, il faut créer un nouveau processus de travail avec ces outils.

Exemple de slack : on organise son processus dans un canal uniquement et on y intègre les outils collaboratifs.

b. Coordonner la vision du digital workplace dans l’entreprise

Le deuxième enjeu est d’aligner les différentes directions vers un mode de travail commun, et dans un premier temps vers un outil unique.

On démarrera par l’outil visio si c’est l’IT qui porte le projet, on parlera plutôt de portail si ce sont les communicants qui le créent…

C. Changer l’approche et non les outils

Bien souvent en entreprise, les outils existent, leur usage dépend alors de volonté de la direction à les pousser.

Exemple : lumapps un socle d’outils collaboratifs qui vient s’ajouter à un socle d’outils comme Office 365 ou Google Workplace (anciennement G-suite) ou Facebook workspace.

Pour instaurer durablement une digital workplace, ne faudrait-il pas plutôt adopter une démarche de design de service autour des usages des opérationnels (aussi appelé les frontline workers) ? L’approche n’est pas tellement technologique. D’ailleurs, l’essor de l’environnement NO CODE prouve que l’outil n’est pas vraiment le sujet, c’est l’instauration des processus et le développement de l’usage qui pose question.

4. Les chiffres de l’étude (Grégoire Lerouge, analyste)

L’étude de Lecko nous donne alors un aperçu des solutions du marché.

Les solutions spécialistes sont situées sur les extrémités de ce graphique. Plus l’outil est généraliste (pour couvrir plusieurs usages), plus est au centre.

Sur les digital workspaces, voici un aperçu des outils classés par richesse d’usage et qualité d’expérience.

Leur capacité à s’intégrer aux outils de travail existant est clef dans leur déploiement. Le leader sur le marché des grandes entreprises reste aujourd’hui Microsoft 365. Les digital workplace qui réussissent aujourd’hui sont celles qui proposent des “couches” à ajouter par-dessus, comme par exemple :

• Powell
• Google workplace
• Notion (pour centraliser la vie de l’équipe dans un outil unifié)
• Asana (inspiré du ticketing pour le développement d’un produit notamment)

Les outils tout-en-un à suivre seraient :

• Jamespot
• Jalios (pour le petit français)

Le marché français est encore prometteur.

5. Le management visuel (Christophe Routhieau)

Le management visuel est une méthode de travail qui émane du Lean Management, où comment inviter l’équipe de se poser les bonnes questions en vue de s’améliorer.

Cette démarche d’amélioration continue va aujourd’hui bien au-delà de l’industrie pour le retrouver dans d’autres secteurs. Une Métaphore du management visuel serait la boussole : un outil qui permet à tous de savoir quelle directement prendre.

Au-delà du débat sur le télétravail, ce sont les conditions qui permettent au télétravail d’être efficace qui comptent.

Le management visuel répond aux problématiques du travail à distance pour :

• mobiliser l’équipe ;
• rendre visibles les enjeux ;
• stimuler la collaboration et la participation.

La crise sanitaire a permis d’initier et tester des outils en 2020, il faut maintenant confirmer et organiser les rituels de sa propre entreprise.

Comment choisir le bon outil de management visuel ? (Kamran Banan – analyste)

Pour réussir à choisir le bon outil de management visuel, il faut regarder plusieurs critères :

• le niveau de collaboration possible ;
• la liberté d’action du collaborateur pour modéliser un espace (une vue) qui lui est propre.

Dans cette optique, on retiendra 3 outils :

• Miro
• Klaxoon
• Powerpoint

Les enjeux d’intégration de ces outils sont les suivants :

• leur capacité à se connecter à l’environnement du collaborateur ;
• aux données de l’entreprise ;
• les possibilités de collaboration synchrone.

Les outils de management visuel deviennent partie intégrante de la digitale workspace.

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6. Etude de cas : Ciryl Daloz de la société iObeya

IoBeya est une entreprise (500 000 utilisateurs dans l’industrie, implantée dans 30 pays) proposant des solutions de :

• digital workplace
• lean entreprise
• agilité à l’échelle
• indicateurs de performance

Cas d’usage Schneider Electric

Ce projet est parti de la volonté du top management et des équipes :

• de changer d’approche,
• de ne pas avoir un mode “push” vers un outil mais plutôt d’observer l’usage des collaborateurs pour leur proposer un outil adapté.
• vers une recherche de simplicité (pas de formation, une adoption facile, retrouver un langage naturel)

Grâce aux outils de management visuel, les équipes à distance ont retrouvé une expérience proche du réel et on fait de considérables gains d’efficacité.

Les entreprises qui ont fait ce choix du lean management ont eu des gains de performance significatifs.

Table ronde : Sylvie Joseph (Administratrice groupe la poste) / Bruno Mettling (président fondateur de Topics)

Les entreprises étaient-elles prêtes pour cette transformation des modes de travail à distance ?

Non les entreprises n’étaient pas franchement prêtes ! Beaucoup n’avaient pas mis le risque pandémique dans leur cartographie des risques.

Moins de 6% des travailleurs français étaient officiellement en télétravail début 2020.

Sylvie Joseph, Administratrice du Groupe LA POSTE

Heureusement, le Groupe LA POSTE avait déjà des outils collaboratifs en place. Mais ils n’étaient pas largement répandus en termes d’usage. Il y a eu un apprentissage à marche forcée mais globalement : ça s’est bien passé (logique de pionnier, urgence, revisitation des postures.) !

Voilà comment on pourrait décrire l’histoire de cette crise sanitaire et des nouveaux modes de travail :

• 1er confinement : nouveauté, intérêt
• 2eme confinement : on est lassé, un sentiment d’étouffement en réunion
• Et maintenant ? Le mode de travail hybride.

Le management était déjà fragilisé avant la crise sanitaire

La crise sanitaire n’a fait qu’exacerber les problèmes déjà rencontrés par certains managers, notamment les managers intermédiaires.

80% des qualités d’un manager à distance sont simplement des bonnes pratiques que l’on aurait dû pratiquer avant.

20% sont des compétences spécifiques comme le suivi de la charge de travail à distance par exemple.

Bruno Mettling (président fondateur de Topics)

Le travail distribué impacte les lieux de travail

L’open space avec tout le monde, le casque sur les oreilles… est en train de mourir !

Le travail en présentiel sera demain alloué principalement au temps d’échange et de travail collaboratif.

Cela permettre ensuite d’être plus productif à distance .

Une réalité économique rattrape également les entreprises : le coût d’un poste de travail avant le confinement était énorme (occupation à 50% de locaux en région parisienne). Il y a donc un véritable enjeu d’optimisation des mètres carrés des entreprises.

L’immobilier sera la source de financement de la transformation du travail à distance.

Bruno Mettling (président fondateur de Topics)

En situation de crise, les partenaires sociaux ont fait preuve de réactivité et sont sortis des postures.

Sylvie Joseph, Administratrice du Groupe LA POSTE

Quel avenir pour les managers intermédiaires ?

Pour conclure, les intervenants livrent des conseils directs pour aider les managers à s’adapter à cette transformation des modes de travail à distance.

1. Prenez vos responsabilités, rééquilibrer le temps entre l’animation d’équipe et la production.
2. Cessez de remplir des tableaux Excel sur qui est où et comment travail t-il ? Utilisez les outils pour faire ça (Agendas partagés où les équipes s’organisent pour venir le jour où un interlocuteur avec lequel il mène un projet est présent)
3. Sachez remettre en question votre propre mode de fonctionnement : qualités et défauts.
4. Formez-vous ! Sur le pilotage à distance, le suivi de la charge de travail, les e-séminaires, l’accompagnement d’une équipe à distance etc.